ента новостейУчастие в закупках может стать для компании дополнительным каналом продаж, но между найденной закупкой и заключённым контрактом находится целая цепочка процедур. Нужно оценить требования заказчика, проверить документы, рассчитать экономику предложения и вовремя выполнить действия на электронной площадке. Если собственных специалистов для этой работы нет или закупки проходят нерегулярно, сопровождение тендеров позволяет передать часть организационных и юридических задач профильным специалистам, сохранив за компанией ключевые коммерческие решения. При этом успех зависит не только от правильно оформленной заявки: не менее важен выбор закупок, которые бизнес действительно способен выполнить.
Не каждый тендер стоит участия
Большое количество опубликованных закупок создаёт иллюзию широкого выбора. На практике первое решение должно звучать не «как подать заявку», а «имеет ли смысл подаваться».
До участия необходимо изучить предмет закупки, сроки исполнения, требования к продукции или услугам, порядок оплаты и проект контракта. Низкая начальная цена сама по себе ничего не говорит о потенциальной рентабельности.
Предварительная оценка обычно включает:
-
соответствие компании требованиям закупки;
-
себестоимость исполнения обязательств;
-
логистические и производственные возможности;
-
сроки поставки или выполнения работ;
-
финансовую нагрузку и контрактные риски;
-
вероятный диапазон снижения цены во время торгов.
Такой фильтр помогает не расходовать ресурсы на процедуры, где даже победа окажется экономически сомнительной.
Заявка начинается с документации
Ошибки при участии в закупках часто возникают не из-за отсутствия нужного опыта у компании, а из-за невнимательного чтения условий. Требования могут касаться характеристик товара, квалификации исполнителя, лицензий, деклараций и других документов.
Особенности процедуры зависят в том числе от того, по каким правилам проводится закупка. Для государственных и муниципальных закупок существенное значение имеют положения 44-ФЗ, а отдельные категории заказчиков работают в рамках 223-ФЗ и собственных положений о закупках.
Поэтому шаблон заявки из предыдущего тендера нельзя автоматически считать подходящим для следующего. Даже похожие закупки способны различаться по требованиям и условиям будущего контракта.
Цена торгов — только половина расчёта
Азарт во время аукциона способен превратить привлекательный контракт в убыточный. Компания постепенно снижает цену вслед за конкурентами, а после победы обнаруживает, что маржа практически исчезла.
Чтобы этого не произошло, предельную цену полезно определить ещё до начала торгов. В расчёт включают не только прямую себестоимость, но и доставку, упаковку, зарплату персонала, банковские расходы, налоги и возможные дополнительные затраты.
Наличие заранее установленного нижнего порога дисциплинирует участника. Иногда отказаться от дальнейшего снижения выгоднее, чем выиграть контракт, который придётся исполнять в убыток.
Электронная площадка тоже требует подготовки
Для участия в электронных процедурах компании необходимо заранее решить технические и регистрационные вопросы. Откладывать их до последнего дня рискованно: проблема с электронной подписью, доступом или настройкой рабочего места способна обнаружиться именно перед окончанием подачи заявок.
Полезно заранее проверить полномочия сотрудников, используемые учётные записи и актуальность необходимых данных. Если тендерная работа становится регулярной, эти процедуры лучше превратить в стандартный внутренний процесс.
Отдельного внимания требует календарь. Дата окончания подачи заявки — далеко не единственный срок: после неё могут следовать другие действия, связанные с процедурой и заключением контракта.
Победа не завершает тендерную работу
Получение контракта — переход к наиболее ответственному этапу. Теперь обещанные условия необходимо выполнить в установленном порядке. Ошибка в оценке собственных ресурсов на этом этапе становится значительно дороже ошибки при поиске закупки.
До подачи заявки желательно ещё раз проверить, способен ли бизнес обеспечить требуемый объём, качество и сроки. Особенно это существенно для поставок с нестабильной закупочной стоимостью, сложной логистикой или зависимостью от сторонних подрядчиков.
После заключения контракта требуется контролировать документы, этапы исполнения и расчёты. Поэтому тендерная деятельность не должна существовать отдельно от производства, отдела продаж, бухгалтерии и юристов.
Системность важнее количества заявок
Компании, только начинающие работать с закупками, иногда стремятся участвовать во всех тематически подходящих процедурах. Более практичный подход — постепенно сформировать собственный профиль привлекательного тендера: подходящий заказчик, сумма, регион, уровень конкуренции и комфортные сроки исполнения.
После нескольких процедур полезно анализировать результаты. Причиной проигрыша может оказаться цена, неподходящая закупка или ошибка на этапе подготовки. Такой разбор постепенно превращает тендеры из серии отдельных попыток в управляемый бизнес-процесс.
Главная задача заключается не в том, чтобы подать как можно больше заявок. Гораздо ценнее научиться находить закупки с понятной экономикой, заранее оценивать риски и без ошибок проходить обязательные процедуры. Тогда тендер становится не лотереей за контракт, а ещё одним прогнозируемым инструментом продаж.
