Как компании организовать бухгалтерский документооборот?

Бухгалтерский документооборот подразумевает комплексную систему, сложность которой возрастает по мере расширения бизнеса. Корректно организовать ее с нуля достаточно сложно, из-за чего рекомендуется обращаться за квалифицированной помощью. Консультации по бухгалтерскому учету позволяют оптимизировать налогообложение и оборот документов, исключить ошибки и проблемы с контролирующими органами. В перспективе бухгалтерию можно и вовсе перевести на аутсорсинг, доверяя ее ведение профессионалам.

Классификация бухгалтерских документов

При работе с бухгалтерскими документами необходимо учитывать особенности их применения. В этом вопросе выделяют несколько типов классификации:

• по своему назначению бумаги могут быть распорядительными, оправдательными, оформительными и комбинированными, каждый вариант отражает назначение документации;
• по порядку заполнения документы могут быть разовыми и накопительными, в первом случае подразумевается заполнение короткой формы, во втором – постепенное заполнение карт в течение длительного периода;
• по содержанию выделяют оборотную и расчетную документацию, а также акты, отражающие движение денежных средств;
• по месту заполнения бумаги могут быть внутренними или внешними, во втором случае они поступают от контрагентов компании.

Также обращают внимание на классификацию по способу заполнения – ручное или электронное. Однако с учетом современных требований и особенностей документооборота первый вариант встречается все реже.

Организация бухгалтерского документооборота

Единого закона, регламентирующего организацию бухгалтерского документооборота, пока не предусмотрено. Основным ориентиром до сих пор считается «Положение о документах…» приказа Минфина СССР от 29 июля 1983 года.

В соответствии с утвержденным порядком каждый документ проходит следующие стадии:

• создание или получение от контрагента;
• проверка на соответствие законодательным требованиям и корректность данных;
• обработка или проведение, когда данные обрабатываются и вносятся на счета по соответствующим проводкам;
• бухгалтерское хранение длится обычно в рамках годовой отчетности, чтобы иметь быстрый доступ к данным в случае необходимости;
• архивное хранение выполняется в соответствии с предписаниями законодательства.

Помимо штатного оборота документации важно учитывать порядок исправления ошибок и неточностей, а также форс-мажорные обстоятельства. Каждый случай подразумевает свой порядок и особенности.

Сложность документооборота возрастает по мере расширения бизнеса. Для его оптимальной организации рекомендуется обращаться за помощью квалифицированных специалистов. Особенно такой шаг актуален в случае специфической деятельности или совмещения множества хозяйственных операций.