В каждой компании есть архив документов, в том числе содержащих информацию об уволенных сотрудниках. Это различные приказы, свидетельства о заключении брака и рождении детей, лицевые счета и др.
Что делать с личными данными персонала, больше не работающего в организации? Можно ли разглашать информацию о недобросовестных сотрудниках?
Что говорит закон по этому вопросу?
Хранение персональной информации должно осуществляться в соответствии с нормами действующего законодательства. Кроме того, при этом необходимо соблюдать определенные требования регулирующей организации в области защиты личных данных - Роскомнадзора.
В Российской Федерации процедуры хранения и обращения с документацией, содержащей персональную информацию, регламентируются Федеральными законами об архивном деле и персональных данных, а также Трудовым и Налоговым кодексами.
Согласно требованиям законодательства, после увольнения работника каждая компания должна прекратить использовать и хранить его личные данные. В течение 1 месяца с момента увольнения сотрудника соответствующие документы должны быть сданы на хранение в архив. Срок хранения документации в архиве – 50 лет. Для документов, оформленных раньше 2003 года – 75 лет.
Однако, бывают ситуации, когда организация имеет право хранить и использовать личные данные уволенного работника без его согласия. Это возможно в следующих случаях:
- Данные нужны для бухучета – по закону бухгалтерские отчеты должны храниться минимум 5 лет.
- Информация необходима для соблюдения требований Трудового кодекса – уволенные работники вправе запросить в бухгалтерии документацию для расчета пособий или пенсионного стажа.
- Данные необходимы для соблюдения требований Налогового кодекса – компания обязана хранить информацию о исчислениях, перечислениях и удержаниях налогов минимум 4 года.
Стоит отметить, что закон не регламентирует процедуры организации хранения информации в архиве и применения архивных файлов. При этом, важно помнить, что публикация личных сведений в открытом доступе, например, на официальном сайте компании, является нарушением закона. Это касается, в том числе, размещения «черных списков» бывших работников, уволенных за неисполнение должностных обязанностей, серьезные нарушения и т.п.
Статья предоставлена кадровым агентством Санкт-Петербурга «Армия кадров».