В современном мире трудно в бизнесе обходиться без компьютера и специального программного обеспечения. То же самое касается и документооборота, поскольку электронные документы гораздо практичнее. Электронный документооборот позволяет быстро и эффективно решать бизнес-задачи, дает возможность находить нужные документы за считанные секунды. К примеру, подключиться к ЭДО для ПФР.
Безусловно, многих предпринимателей пугает что-то новое, в том числе и необходимость внедрения электронного оборота документов. Более того, работать по-другому, по-новому захочет не каждый сотрудник предприятия. Не секрет, что электронная система документооборота способна дисциплинировать людей, контролировать их действия. Именно поэтому многие не хотели бы внедрения инновационных систем трудовой деятельности, в том числе и в плане оборота документов.
В подавляющем большинстве случаев документооборот подвергается критике именно теми сотрудниками, которые не любят перемен в целом. Консерватизмов отличаются люди предпенсионного или даже пенсионного возраста. В этом плане руководителю предприятия необходимо проявить гибкость, а не рубить с плеча. Так, например, электронный документооборот вначале можно использовать только в одном отделе компании, на примере которого можно показать его эффективность другим сотрудникам. Так внедрение новых систем автоматизации в целом проходит менее болезненно.
Посредством специального программного обеспечения можно эффективно и быстро решать большое количество бизнес-задач. Например, всего за несколько минут можно посредством баз данных и инструментов поиска найти нужные документы, а затем отправить их по электронной почте контрагенту или клиенту. Сам же руководитель компании имеет возможность проверять эффективность работы каждого из сотрудников, от которых зависит документооборот. Важно и то, что в этом случае устраняется человеческий фактор, который зачастую становится виновником допущения ошибок со стороны сотрудников.
Понятно, что нужно внедрять документооборот в электронном виде постепенно, это может занять какое-то время. Лучше, если внедрением таких систем будут заниматься специалисты, то есть представители профессиональных компаний, предоставляющих программное обеспечение. Даже если поначалу эффект от внедрения систем электронного оборота документов будет отрицательный, так как люди привыкли работать по-старому, то уже через короткий период времени вы сможете увидеть реальную пользу от внедрения таких систем.