Романтические отношения на рабочем месте отличаются от традиционных романтических отношений несколькими факторами: те, у кого возникли такие отношения на работе, могут столкнуться с дополнительными последствиями после раскрытия романа: они рискуют повредить дальнейшей карьере сплетнями, приводящими к негативным профессиональным последствиям под влиянием организационной культуры. То, как и почему люди выбирают свидания с теми, с кем они познакомились на работе, имеет важные последствия для отдельных людей, организаций и общества. В нынешнее время технологии широко используются для завязывания и прекращения многих из этих отношений. Люди часто пользуются текстовыми сообщениями и сайтами социальных сетей, потому что они асинхронны и помогают обеим сторонам избегать более прямого общения. Служебные романы - это неплатонические отношения между двумя членами организации, в которых присутствует сексуальное влечение, передаётся привязанность, и оба члена признают отношения чем-то большим, чем просто профессиональное взаимодействие. Большинство романтических отношений на работе искренни, мотивированы любовью и носят долгосрочный характер, в отличие от кратковременных интрижек или утилитарных отношений, мотивированных работой.
Восприятие коллективом явлений фаворитизма, заявления о сексуальных домогательствах, а также случаи возмездия — все это риски, связанные со служебными романами, с точки зрения специалиста по кадровому делопроизводству. Чтобы иметь упреждающую стратегию в отношении возникновения таких отношений, организациям необходимо понимать, как информационные технологии используются в офисе и за его пределами, поскольку ясно, что организационная культура создаётся и поддерживается посредством общения между сотрудниками. Модель возникновения любовного влечения на рабочем месте утверждает, что близость, схожесть взглядов, привлекательность, автономия работы, отношение и желание участвовать в отношениях, а также культура являются факторами, которые приводят к их формированию. Контекст работы также является мотивирующим фактором для инициирования более близкого общения между коллегами. Недавно проведённое анонимное исследование показало, что мотивами участия в романтических отношениях сотрудники называли время, сходство взглядов/интересов, лёгкость возможностей и новизна знакомства (при появлении новых лиц в коллективе).
Корпоративная культура организации влечёт за собой отношения, ценности, убеждения, идеологии и нормы, характерные для организации: те компании, которые являются более традиционными, медленными и консервативными, не поощряют возникновение близких отношений между сотрудниками. Напротив, организации с динамичной и более либеральной культурой чаще провоцируют возникновение таких ситуаций. Исследования показывают, что участники романтических отношений отправляют более 4 электронных посланий в день своему романтическому партнёру, демонстрируя, что технологии информационных коммуникаций на рабочем месте используются для поддержания общения. Эти послания использовались для контента, не связанного с организацией, включая флирт, светские беседы, разговоры о коллегах, выражения близости, начала отношений, получения дополнительной информации и разрешения личных конфликтов. Отправка текстовых сообщений через современные мессенджеры представляет собой особенный набор проблем, особенно когда сотрудник использует личное устройство. Это не позволит организациям сохранять сообщения или отслеживать их. Но проблема служебного романа никуда, при этом, не денется.
Поскольку не все отношения приводят к партнёрству на всю жизнь, служебные романы - как и другие отношения — могут закончиться, приводя к скандалам. Потенциально, как обсуждалось ранее, заявления о сексуальных домогательствах могут быть следствием этого процесса. Важно отметить, что дисциплинарное взыскание обвиняемого в совершении таких проступков, считается коллективом менее уместным в отношениях между равными по положению коллегами. Общение после разрыва с бывшим партнёром может быть нежелательным и также осуществляться с помощью технологий. Такие выводы особенно важны, учитывая, что большинство людей именно такими способами поддерживают некоторую связь с бывшими супругами после расторжения брака. Но это может быть очень проблематичной ситуацией, когда люди все ещё работают вместе и взаимодействуют посредством инновационных технологий. В некоторых либеральных западных обществах теперь принято не препятствовать возникновению отношений, но сотрудникам вменяют в обязанность ставить руководство в известность, а после этого рекомендуют организациям использовать, так называемые, «любовные контракты». Юристы описывают эти документы, как контракт, подписанный обеими сторонами в отношениях, объясняющий, что отношения «являются согласованными, добровольными, приветствуемыми и не связаны с их профессиональными отношениями на работе. Что каждый сотрудник волен прекратить роман в любое время без принуждения, предубеждений или каких-либо последствий, связанных с работой».
Совершенно ясно, что цифровые технологии используются во время (де)эскалации отношений за пределами организаций. Было проведено множество исследований, изучающих использование информационно-коммуникативных технологий на начальных этапах развития отношений вне работы. Исследователи обнаружили, что различные социальные сети теперь являются основным инструментом для первоначального контакта с возможным романтическим партнёром. Общение там используют для знакомства с человеком, завязывания дружбы и уменьшения неопределённости. Участники использовали открытость соцсетей не только как способ поддерживать романтические отношения, но и для демонстрации поддерживающего поведения, а также как инструмент слежки за партнёрами. О обмен текстовыми сообщениями через смартфоны гораздо реже используются для выражения привязанности к потенциальному избраннику на раннем этапе знакомства - хотя этот способ сопряжён с такими же рисками, как и поведение в соцсетях. Использование социальных сетей также может вызывать чувство ревности и неуверенности. Использование соцсетей может усугубить стресс и конфликты в отношениях, когда партнёры используют социальные сети, чтобы спровоцировать ревность и создать неопределённость в отношениях (посредством размещения фотографий и провокационных сообщений). Такое поведение может привести к прекращению отношений. Для сотрудников кадровых служб сайты социальных сетей могут предоставлять обширную информацию для отслеживание нехарактерного поведения сотрудников: обновления статуса и открытый обмен комментариями порой дают нужную информацию. Кроме того, есть целый спектр онлайн-поведения, используемого после разрыва отношений, когда люди резко перестают проявлять активность (или минимизируют её), очищают свои страницы, статусы и комментарии, удаляют коллег из друзей и допускают прочие характерные действия.
При инициировании служебного романа используется несколько технологий, включая личные сотовые телефоны (в частности, текстовые функции), сайты социальных сетей, рабочая электронная почта, рабочие стационарные телефоны и внутренние интранет-сети. По мере того, как партнёры начинают «выяснять» предпочтения и стиль общения друг друга, используются самые разнообразные технологии. Было обнаружено, что существуют чёткие закономерности в том, как и почему эти технологии используются на данном этапе отношений. Можно обозначить три больших этапа: (а) вводная фаза, (б) снижение неопределённости и (в) фаза частной разведки. Конфиденциальность была важным фактором на втором и третьем этапах.
Вводный этап, как правило, начинается с очного общения, так как люди физически встречались и взаимодействовали в одном месте на работе. Однако большинство начали инициировать романтические отношения через опосредованную форму общения после того, как определили, что они испытывают социальное или физическое влечение к другому человеку. Многие отметили, что рабочее место само по себе является хорошим местом для начала отношений, потому что часто один из партнёров имеет необходимые знания, и это может быть хорошей причиной, чтобы просто начать разговор. Многие из историй в анонимном исследовании касались того, что обучение или помощь коллеге привели к обмену личными телефонными номерами, отправке текстовых сообщений, поиску человека в соцсети и более личным разговорам через эти средства коммуникации.
Активное использование технологий начинается на втором этапе - интересанты начинают тайно собирать информацию о коллеге через социальные сети и иногда опрашивая коллег. Причина этих действий - стремление уменьшить неопределённость и узнать больше о другом человеке. Эти скрытые методы согласуются с пассивной формой слежения на начальных этапах развития романтических отношений, когда интересующийся ещё оценивает повышенный риск от общения на более личные темы лицом к лицу. Технологии можно использовать скрытно и несколько двусмысленно, чтобы проверять людей, видеть, есть ли у них пара, чем они интересуются, что им нравится, и есть ли взаимная обратная связь. В конце концов, такой тип общения позволяет понять хочет ли объект влечения продолжить дальнейшее общение на более близком уровне.
Последняя фаза инициации (частное исследование) отмечена увеличением личного общения (как лицом к лицу, так и с помощью личных гаджетов), попытками скрыть зарождающиеся отношения от коллег/руководства и переходом к использованию нескольких различных видов технологий, чтобы поговорить и узнать больше о другом человеке (как на работе, так и в личное время). Использование обмена текстовыми сообщениями через мессенджеры личных устройств резко увеличивается, поскольку они просты в использовании и обеспечивают конфиденциальность. Люди начинают общаться на большее количество тем и на более глубоком уровне, чтобы по-настоящему узнать другого человека. Прошлый опыт, школа, семья, прошлые отношения, планы на будущее и карьера были упомянуты в качестве тем, которые упоминали опрашиваемые в исследовании. На этом этапе партнёры также пытаются выяснить предпочтительные методы общения и стиль общения друг друга. Несколько участников опроса отметили, что отношения, возможно, не сдвинулись бы с мёртвой точки, если бы не технологии и то, как они могли бы помочь преодолеть застенчивость. Способность преодолевать застенчивость и чаще разговаривать с другим человеком, по-видимому, была главной движущей силой использования технологий на этом этапе.
Мысль о том, чтобы «сохранять профессионализм», часто звучит для описания разговоров о том, как проходят романы в условиях рабочего взаимодействия. Многие хотят избежать слухов, а также сохранить свои отношения в тайне. Поддержание профессионального уровня означает отказ от обсуждения личных тем на работе, отказ от физического прикосновения, сохранение споров и эмоциональных разговоров до тех пор, пока они не уйдут с рабочего места, и, как правило, разделение работы и личной жизни. Такая ситуация предполагает диалектическую напряжённость, где участники борются с напряжением открытости-закрытости. Многие не выдерживают и сами раскрывают перед коллегами свои отношения, так как не хотят больше скрывать их. Но большинству текстовые сообщения, позволяют поддерживать общение на личные темы, и в то же время поддерживать видимость соблюдения кодекса корпоративного поведения на работе.