В любой компании, офисы которой расположены в разных городах, на разных станциях метро или хотя бы на разных этажах одного здания, проводятся видеоконференции. Постепенно они стали нормой жизни, как small talk у кулера, — такими привычными, что люди начали забывать простые правила, и из-за этого совещания много теряют. О том, как все сделать правильно, рассказывает директор по продажам «Манго Телеком» Александр Шикинов.
Совещания по видео должны быть организованы точно так же, как обычные. Если в вашей компании принято проводить планерки, назначая их в календаре Аутлука, то и с видеоконференциями нужно поступать аналогично: время, участники, обязательные и необязательные, повестка. Вариант «Созвонимся на четверых после обеда и все решим» никогда не работает, как должен. Одного из четверых обязательно не окажется на месте, второй будет готов только по половине вопросов, третьего в середине разговора вызовут на «настоящую» встречу и ему придется пойти, потому что она-то есть в календаре и была принята заранее.
Для участников важна пунктуальность (вы заставляете других ждать, без вас возможно не начинают), для организатора — чуткость. Самое бессмысленное совещание по видео, о котором я знаю, назначили моему коллеге клиенты из Сингапура. Цель была обсудить проект в ЮВА с московскими консультантами, но полдень в Сингапуре — это раннее утро в Москве. Понятно, что российская часть команды была в тот день не на высоте.
У нас в «Манго Телеком» принято появляться на совещании минут за пять-семь до начала. На нашей платформе конференций есть чат, перед совещанием участники «разминаются» в нем — шутят, обсуждают новости. Когда все готовы, ответственный нажимает на кнопку и включается видеосвязь — с этого момента шутки в сторону, начинается работа.
У видеоконференции должен быть модератор, который резюмирует каждую содержательную часть повестки, запускает новое обсуждение по списку вопросов и в результате готовит протокол, если в вашей компании так принято. Когда модерации нет, любое совещание запросто сваливается в свободное общение без всякой пользы делу, совещание по видео — особенно.
Иногда людям кажется, что видеоконференция — это не такое серьезное мероприятие, как другие форматы совместной работы. Но будет лучше, если вы сразу проведете черту и установите требования. Первое — дресс-код. Конференция по видеосвязи — не повод его нарушать. Ведущий одного федерального телеканала рассказывал, что в особенно жаркие дни работал в кадре в шортах и шлепанцах, но сверху на нем, естественно, были рубашка, галстук и пиджак — все, что полагается в программе новостей. Если в вашей компании строгий деловой дресс-код, то вы, как телезвезда, должны соответствовать ему в кадре. И еще: камера не любит рубашки в мелкую полоску и пиджаки в елочку — изображение будет сильно рябить. Надевайте что-то одноцветное и не слишком яркое.
С внешним видом определились, теперь — оборудование. Найдите точку опоры для своего устройства. Особенно если вы подключились со смартфона. Не нужно держать его в руках — изображение с вашей камеры будет слишком подвижным и быстро начнет вызывать у других головокружение.
Важно и то, что происходит за вами — фон. Лучше выбрать для разговора спокойное место, как минимум чтобы за спиной не ходили, не двигали мебель, не играли в подвижные игры. Мало того, что это отвлекает внимание, еще возникают проблемы со звуком: посторонние шумы, голоса, чье-то интернет-радио — не лучшее оформление для плодотворного обсуждения важных вопросов. И в любом случае, даже если вы нашли для конференции самое умиротворенное место в мире, — всегда выключайте микрофон, если говорите не вы. А вот камеру выключать не следует. Более того — показывать «черный квадрат» вообще считается дурным тоном.
И, пожалуйста, не занимайтесь во время видеоконференции ничем, что не относится к идущей встрече: не читайте в соседнем окне почту, не вносите правки в документы, не листайте соцсети! Несмотря на HD-качество видео и хороший звук, который дают современные кодеки, виртуальное присутствие все равно не сравнимо с личным: очень просто потерять нить разговора, концентрацию и вовлеченность. Не отвлекайтесь!
Вовлеченность слушателей, к слову, отчасти задача выступающего. Если вы докладчик и хотите получить качественную обратную связь — общайтесь, а не читайте лекцию. Убедитесь, что вас слушают и слышат. Больше эмоций и больше контакта глазами! Кстати, неопытного спикера распознать довольно просто. Мастер выступления на видеоконференциях всегда (всегда!) смотрит в камеру, как бы обращаясь лично к каждому слушателю, а новичок не отрывает взгляда от собственного изображения внизу экрана. И его беда как раз в том, что он сам — единственный, кто за ним сейчас внимательно наблюдает.
Но какой бы ни был докладчик, ни при каких обстоятельствах не перебивайте его и не начинайте параллельный разговор с другими участниками. Чего во время видеоконференции точно не удастся, так это шепотом незаметно перекинуться парой слов с соседом, никому не мешая. Дождитесь окончания речи, затем задайте вопрос или сделайте ремарку. Максимум — если ваша платформа конференцсвязи позволяет, напишите сообщение в общий чат, но и это лишь в самом крайнем случае. Есть риск, что выступающий начнет реагировать на текст, отклонится от того, что хотел сказать, собьется или упустит что-то важное. А ради этого мы все, собственно, и собирались.